Privacybeleid

Activak vzw respecteert de privacy van zijn leden en bezoekers in overstemming met de geldende wetgeving, of je nu louter informatief opzoekingen doet, of een kamp boekt. Omdat privacy voor iedereen belangrijk is, wil Activak vzw je met dit document transparant informeren over hoe wij omgaan met alle gegevens die wij verzamelen, hoe we daar om mee gaan, wie je kan contacteren bij problemen, en zo veel meer.

De verwerking van persoonsgegevens, wat is dat? (art. 4 GDPR)

De GDPR is de Europese wetgeving die alles rond privacy regelt, en waaraan ook wij helemaal naar handelen. Om te verduidelijken waarover het gaat, hier enkele definities zoals opgenomen in de GDPR.

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (dus geen vennootschap); identificeerbaar betekend hier een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, door een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijk persoon.
  Ter verduidelijking: persoonsgegevens zijn alle gegevens die aan een individu gekoppeld kunnen worden. Enkele voorbeelden: je naam, adres, telefoonnummer, medische gegevens, …
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd door een geautomatiseerd proces, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, …. van gegevens.
  Vanaf er iets gebeurd met gegevens van een natuurlijk persoon, is er sprake van een verwerking, hoe klein dan ook.
• Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  In dit document is de verwerkingsverantwoordelijke steeds Activak vzw.
• Verwerker: een natuurlijk of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
  Hier gaat het om iedereen die binnen Activak vzw bezig is met het verwerken van gegevens.

Waarvoor verwerkt Activak vzw je gegevens?

Alle persoonsgegevens die Activak vzw verzamelt of verwerkt, worden verwerkt door:

Activak vzw, Bredabaan 39, 2170 Merksem, België, met ondernemingsnummer 0464 813 013.

Doelstellingen van de verwerking van persoonsgegevens?

Algemeen verwerkt Activak vzw je gegevens omdat:

• We je identificeren, willen kunnen contacteren en je correct willen adviseren
• We je boeking van je vakantiekamp correct willen beheren
• We je goed en medisch correct willen verzorgen op vakantiekamp.

De gegevens van een boeking worden bewaart en gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen en binnen het kader van de activiteiten van Activak vzw. Bepaalde persoonsgegevens moeten wettelijk gezien een minimale tijd bewaard worden. Worden er wettelijk geen termijnen bepaald, dan kunnen de persoonsgegevens bewaard worden door Activak vzw binnen een termijn die Activak vzw zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van de taken.

Geef je medische gegevens door op een zorg- en voedingsfiche? Dan worden deze gegevens slechts 1 seizoen bijgehouden. Na het laatste kamp worden deze gegevens automatisch gewist. Alle papieren versies van medische gegevens die je bezorgd aan de vrijwilligers, worden aan je terugbezorgd of worden versnipperd op het hoofdkantoor.

Bezoek je alleen onze website voor informatie? Dan verwerken we geen persoonsgegevens. We verwerken wel persoonsgegevens van zodra je een brochure aanvraagt en/of je inschrijft op onze nieuwsbrief. Deze persoonsgegevens worden apart bewaard.

Welke persoonsgegevens verwerken we, en hoe?

Er zijn heel wat persoonsgegevens die we van jou verwerken, en dat om je vakantiekamp zo goed als mogelijk voor te bereiden en te voldoen aan alle wettelijke bepalingen. Hier worden de persoonsgegevens per categorie weergegeven.

• Gewone persoonsgegevens
  • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, …
  • Persoonlijke kenmerken zoals je geslacht, geboortedatum, leeftijd
  • Opleiding en vorming
  • Werkgegevens van bepaalde ouders
• Beeldopnamen: video en foto
• Medische gegevens zoals diëten, allergieën, medicatie, …

Alle gegevens die we verzamelen, komen op één van volgende manieren tot bij ons:

• Via jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger, of iemand die hiervoor een mandaat of akkoord van jezelf heeft gekregen (bijvoorbeeld via de werkgever van je ouders)
• Van andere vakantiedeelnemers en de begeleidende vrijwilligers
• Van derden zoals activiteiten- en verblijfspartners

Alle gegevens die je aan ons bezorgd, worden verwerkt door bevoegde medewerkers binnen het door hen toegewezen takenpakket in het kader van duidelijk omschreven taken. Alle gegevens worden door hen met de uiterste zorg en vertrouwelijk behandelt. Indien gegevens verwerkt worden door vrijwilligers, bijvoorbeeld om de juiste zorg te kunnen bieden, doen ook zij dat binnen een duidelijk afgelijnde taak, en met uiterste zorg.

Alles medewerkers zijn gebonden tot het beroepsgeheim, en leven de discretieplicht na. Dit wordt zowel wettelijk als deontologisch opgelegd. Alle medewerkers tekenen ook een geheimhoudingsverklaring.

Sommige persoonsgegevens geven we door?

Sommige van de persoonsgegevens die je aan ons bezorgd, worden aan derden doorgegeven, en dat enkel aan:

• Jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger (ouders, voogden, bewindvoerders, …), je vertegenwoordiger (vb. advocaat) of iemand die hiervoor een mandaat of jouw akkoord heeft gekregen, en dat rechtstreeks of door de tussenkomst van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van jouw keuze.
• De verblijfsorganen of activiteitenpartners van Activak vzw in het kader van de toeristische wetgeving (brandveiligheid, aanwezigheidslijsten, toerismebelastingen, …)
• Aan Activak-vrijwilligers, zodat er gezorgd kan worden voor de praktische organisatie van de vakantiekampen. Daarnaast zorgen zij zo ook voor een correcte medische opvolging, en kunnen zij op een correcte manier medische hulpverlening toedienen.
• Aan zorginstellingen, zoals artsen en ziekenhuizen, maar enkel wanneer medische ingrepen noodzakelijk zijn, en dan alleen medische gegevens.
• Aan de bedrijfsrevisoren, en dat binnen hun vertrouwelijkheidsplicht
• Aan tegenpartijen, advocaten, gerechtsdeurwaarders, deskundigen en aan justitie, en dat enkel in geval van geschillen
• Aan je schuldeisers en hun gerechtsdeurwaarders in het kader van een procedure tot uitvoering
• Aan onze verwerkers (de lijst hieronder is indicatief en zijn de voornaamste verwerkers)
  • Combell (beheerder van de website en boekingssysteem)
  • Mailingsfirma (mailcamp voor online mailing en alle drukkers)
  • Advocaten, gerechtsdeurwaarders en deskundigen

Gegevens doorgeven buiten de EER?

Binnen de Europese Economische Ruimte, ofwel alle landen van de EU, Noorwegen, Liechtenstein en IJsland, zijn je gegevens evenwaardig beschermd. Je gegevens kunnen zeer uitzonderlijk naar buiten de EER gestuurd worden, als blijkt dat:

• Het nodig is om alle maatregelen te treffen om een contract met je na te doen leven
• Dit nodig is voor je levensbelang
• Je uitdrukkelijk hebt toegestemd
• Het wettelijk toegelaten is

Beveiliging van je gegevens

Activak vzw bindt zich er toe alle passende maatregelen te treffen om je gegevens zo veilig en integer als mogelijk te verwerken, en de beschikbaarheid daarvan voor jou te waarborgen. We zijn daarvoor continu op zoek naar technische ondersteuning om de verwerking correct te laten blijven verlopen.

Activak vzw heeft de nodige fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen genomen om alle persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal, verlies, of onbevoegd gebruik en/of onthulling. Ook alle medewerkers moeten handelen naar die maatregelen genomen door Activak vzw.

Wat zijn je rechten betreffende persoonsgegevens?

Het zijn en blijven jou gegevens. Jij hebt dus bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens, zolang die rechten niet in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen of de taken van openbaar belang toevertrouwd aan Activak vzw.

Als betrokkene heb je recht van inzage van alle gegevens die betrekking hebben op jou en die verwerkt zijn door Activak vzw. Op eenvoudig verzoek kan je een kopie krijgen van alle gegevens die Activak vzw van jou verwerkt.

Je hebt ook het recht op rectificatie of aanpassing van je gegevens, waardoor je op elk moment onjuiste gegevens kan laten aanpassen, of gegevens kan aanvullen.

Je kan ten allen tijde je toestemming intrekken om jou persoonsgegevens te verwerken en dat zonder daarvoor een reden op te geven. Het intrekken van de toestemming heeft géén betrekking op alle verwerkingen die gebeurd is voor de intrekking.

Je hebt het recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde individuele besluitvorming onderworpen worden. Sommige gegevensverwerking loopt geautomatiseerd zonder tussenkomst van een medewerker. Mocht je het niet eens zijn met dat geautomatiseerd proces, dan kan je Activak vzw contacteren en een tussenkomst van een medewerker vragen.

Ben je het niet eens met de manier waarop bepaalde gegevens verwerkt worden, dan mag je bezwaar geven. Wil je vergeten worden? Dan kan je vragen alle gegevens te wissen die Activak vzw van jou heeft.

Rechten uitoefenen, of klachten?

Wil je jou rechten uitoefenen, dan kan je steeds contact opnemen via Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.. Wees zo specifiek als mogelijk in welke rechten je precies wil uitoefenen, alleen zo kunnen we je zo snel als mogelijk verder helpen. Bewijs ook steeds je identiteit, door bijvoorbeeld een kopie van je identiteitskaart toe te voegen.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het ons weten via Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien., per brief naar Bredabaan 39, 2170 Merksem of telefonisch op 03 569 98 42.

Heb je ons gecontacteerd, maar ben je het niet eens of reageren we niet? Dan heb je steeds het recht om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.